Formål
Arkivplanen skal være retningsgivende for dokumenthåndteringen i Smøla kommune. Det overordna målet er å få en kontrollert håndtering av posten slik at man til en hver tid har oversikt over kommunens fullstendige dokumentproduksjon.
Arkivorganisering - generelle opplysninger
- Kommunedirektøren har det overordnede arkivansvaret i kommunen, jf. Arkivforskriften § 1-1 og Kommuneloven § 23.
- Smøla kommune innførte sentralarkiv, og opprettet stilling som arkivleder fra 01.01.2008. Arkivleder har det daglige ansvaret for arkivtjenesten.
- Sentralarkiv innebærer at alle tjenestene i kommunen, inkludert ytre enheter, er knyttet til en felles arkivtjeneste. For våre fullelektroniske arkiv betyr det at alle er knyttet til en felles journalenhet hvor alle arkivverdige dokumenter blir journalført. Unntak er dokumenter som blir registrert i egne fagsystem.
- Sentralarkivet er organisatorisk lagt til Publikumssenteret. Noen av de ytre enhetene (Helse- og omsorgstjenesten, Grunnskoletjenesten, Barnehagetjenesten, Helsetjenesten, Innvandrertjenesten og PPT) har ansatte som jobber med arkiv i egne fagsystem, registrering i Public 360 og annet arkivarbeid.
- Smøla kommune er medlem i IKT ORKidé, et IKT-samarbeid som består av ni kommuner på Nordmøre. Målet er samarbeid om felles utfordringer for å oppnå felles løsninger som blir rimeligere, implementeres raskere og har bedre kvalitet. Foruten rent faglige samarbeidsområder, innbefattes også innkjøp og drift i samarbeidet, herunder felles sak-/arkivløsning Public 360 og andre fagsystem.
Smøla kommune er medlem av Interkommunalt arkiv i Møre og Romsdal
